ISO인증에서 문서구축 관리는





ISO인증이란 ISO 요구사항에 의해 회사의 업무를 문서화 시켜 그 조건에 부합됨을 의미하는 겁니다. 결국 ISO 인증을 취득한다는 것은 ISO 요구사항에 적합하다는 것의 객관적인 평가를 의미하는 것이지 결코 회사 관리 상태를 지적하는 것은 아닙니다.



하지만 ISO 인증은 국제 규격이고, 국제 규격으로 통용되려면 공통적으로 정해진 규격에 따라야 합니다. 따라서 전 세계의 모든 회사들이 이 조건을 맞춰야 하며, 모든 회사들이 회사 내 시스템에 따른 모든 문서를 구축해야 합니다.



그러나 대부분 거의 모든 회사들의 경우 책임자나 실무자들의 머리 속에 우리 회사 업무 과정들이나 공정과정, 업무절차 등이 정확하게 들어 있습니다. 또 그런 상태에서 실제 운영을 하고 있고, 그렇다고 문서가 좀 없다고 회사 업무가 엉망으로 되는 것도 아니고, 꼭 필요한 문서 외에는 중요함을 인식하더라도 큰 어려움 없이 운영을 해 왔고, 게다가 ISO 인증의 필요성은 느끼고 있고…… 아마 이러한 상황이 거의 모든 회사에 적용될 것입니다.



굳이 IS0를 취득하기 위해 필요한 문서를 만든다라기 보다는 향후 회사의 발전을 위해 품질 규정 등 모든 업무 절차를 문서로 구축해 보는 것도 좋지 않을까 싶습니다.



ISO에서 문서를 만든다는 것은 이러한 모든 절차들의 문서화를 의미합니다. 그렇다고 세세한 조목까지 광범위하게 확대 해석해서 불필요한 문서까지 만들 필요는 없지만…..



간단하게 요약 하자면, ISO에서 정한 몇 개의 절차서와 우리 회사에서 책임자나 실무자들이 훤히 알고 있는 업무과정들을 간결하게 문서로 만들어, 규정화 시키고 이행을 하고, 이행과정에서 변동이 생기면 개정해서 개선, 실행을 하면 됩니다.



예를 들어, 우리 회사의 문서관리 규정은 누가, 무엇을, 어떤 식으로 관리하겠다라는 과정들을 간결, 명확하게 작성을 하고 이에 대한 관리는 해당 양식에 기록을 남기면 되는 것입니다.



ISO인증이 결코 어렵거나 따라갈 수 없는 멀고 먼 남의 얘기가 아닙니다. 단지, 우리들 머리 속에 있는 우리 회사의 업무과정을 있는 그대로 문서로 만들어서 실행을 하면 됩니다.



문서 구축 중 기술적인 문제는 자문을 구하면 됩니다.





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